Introduction
WEBLIB, société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de PARIS sous le numéro 511 340 572, ayant son siège social 10 Rue de Penthievre, 75008 PARIS (ci-après « WEBLIB »), édite et met à la disposition de ses Partenaires un site internet leur permettant d'accroître leur revenus, soutenir leur modèle commercial et faciliter la communication entre leur collaborateurs et les équipes du Groupe Weblib, disponible à l’adresse https://extranet.weblib.eu (ci-après « le Site »).
WEBLIB s’attache à protéger vos informations personnelles et à adopter une démarche claire et transparente quant aux informations collectées et à la manière dont elles sont utilisées. Cette charte de protection des données personnelles (ci-après « la Charte ») explique la façon dont les informations personnelles collectées par WEBLIB sont traitées, lorsque vous utilisez le Site web, les services fournis par WEBLIB via le Site.
Vous êtes invité à lire attentivement la Charte ci-dessous pour comprendre notre vision et nos pratiques en matière de traitement des informations personnelles.
Cette Charte a vocation à s’appliquer aux visiteurs (ci-après les « Utilisateurs ») lors de leur navigation sur le Site de WEBLIB. De plus la présente Charte s’applique pour toutes les communications et interactions que vous avez avec nous ou nos sous-traitants, que ce soit sur notre, par messagerie instantanée, courriel, en personne, par téléphone ou sur les réseaux sociaux.
SI vous avez des questions sur vos Données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter directement :
- Par le formulaire de contact sur notre Site, ou
- Par email legal@weblib.eu
1. Définitions
Comprendre les termes complexes d’une Charte de protection des données personnelles peut être un challenge, vous trouverez ci-dessous les principales définitions techniques et juridiques.
« Données personnelles »
désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »), est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Responsable de Traitement »
désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.
« Sous-traitant »
désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
« Traitement des données »
désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
« Utilisateur »
désigne toute personne qui a accès ou utilise le Site mis à disposition par ASA.
2. Qui est responsable du traitement de vos données ?
WEBLIB est responsable du traitement des données personnelles recueillies dans le cadre de l'utilisation du Site dans l'Espace économique européen et au Royaume-Uni.
Aucun transfert de vos données à caractère personnel n’est réalisé hors de l’Union Européenne.
3. Quelles sont les données personnelles que nous collectons et pour quelles finalités ?
Nous collectons différents types de données personnelles vous concernant, et plus particulièrement :
- Lorsque vous souscrivez à nos services
Si vous souscrivez à l'une de nos offres pour avoir accès aux services que nous proposons, via le Site, nous vous demanderons des informations qui nous permettrons de vous identifier et de vous fournir les services en question. Dans cadre les données collectées seront des renseignements d’identification, tel que votre nom complet et votre adresse email, la société à laquelle vous appartenez et éventuellement le poste que vous y occupez. Nous pourrons également vous demander de déterminer un mot de passe pour vous permettre de vous connecter en toute sécurité à votre compte.
- Lorsque vous nous sollicitez pour des questions ou réclamations
Il s’agit notamment des informations que vous nous transmettez pour répondre à un sondage, remplir un questionnaire ou nous soumettre un avis ou retour d’expérience. Ces informations peuvent inclure votre nom, adresse email et toute autre information personnelle requise.
Il s’agit également des informations que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous, par exemple par e-mail ou via le formulaire de contact via notre Site. Ces informations peuvent inclure votre nom complet et votre numéro de téléphone.
- Lorsque nous communiquons avec vous
Vous ne recevrez des communications, invitations, newsletters de notre part que (i) si vous le souhaitez, (ii) si l’un de nos partenaires nous a communiqué vos informations ou si (iv) cette communication a un lien avec votre activité professionnelle.
Dans ce cadre, nous utilisons les informations que vous nous fournissez ou qui nous sont communiquées, généralement votre nom, adresse e-mail et le nom de votre entreprise.
En tout état de cause, vous pouvez vous désabonner ou faire cesser toute communication de notre part à tout moment soit en cliquant sur le lien de désinscription présent au bas de chaque communication que nous vous envoyons, ou en nous contactant par e-mail ou par courrier postal.
Nous pouvons vous envoyer des communications jusqu'à ce que vous décidiez de vous désabonner de leur réception. Cependant, si pendant une durée de 3 ans nous n'avons pas eu de vos nouvelles ou si nous remarquons que vous n'avez pas ouvert nos emails, nous supprimerons vos coordonnées de notre base de données. Rien ne vous empêche de vous réabonner à tout moment.
- Informations statistiques
Nous collectons et utilisons également des données agrégées telles que des données statistiques ou démographiques (« Données agrégées »). Les Données agrégées peuvent provenir de vos informations personnelles mais ne révèlent en aucun cas votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos données d'utilisation et du terminal pour calculer le pourcentage d'utilisateurs du Site accédant à une page spécifique du Site. Les Données agrégées sont utilisées uniquement en interne pour nos propres besoins.
4. Sur quelle base légale vos données sont-elles collectées ?
Nous traitons uniquement les Données personnelles que vous nous fournissez directement. Sauf définition contraire dans la présente Charte ou sauf autorisation contraire de votre part, nous n’utiliserons pas ni ne partagerons vos Données personnelles autrement que tel qu’indiqué dans la présente Charte.
Une base juridique pour le traitement de vos données existera lorsqu’une ou plusieurs des conditions suivantes s’appliqueront :
• Consentement : Vous nous avez donné votre consentement à l’utilisation de vos informations, notamment lorsque vous avez souscrits aux services que nous vous proposons, lequel peut être révoqué à tout moment, conformément à l’Art. 6(1)(a) du RGPD.
• Exécution du contrat : Lorsque vous communiquez avec nous au sujet des services que nous vous proposons, vos informations sont nécessaires pour vous fournir les services demandés conformément à l’Art. 6(1)(b) du RGPD.
• Obligation légale : Nous pouvons être tenus de traiter vos informations afin de nous conformer à certaines obligations légales, conformément à l’Art. 6(1)(c) du RGPD.
5. Où stockons-nous vos données personnelles ?
Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur des serveurs sécurisés dans l'EEE.
Bien que nous nous engagions à protéger vos informations personnelles, la transmission d'informations en ligne via Internet n'est pas totalement sécurisée. Avec nos fournisseurs de services, nous ferons de notre mieux pour protéger vos informations personnelles, mais les informations fournies sont à vos risques et périls.
6. À qui divulguons-nous vos données ?
Vos Données personnelles étant strictement confidentielles, elles ne font l'objet d'aucune communication à des tiers en dehors de WEBLIB
Veuillez noter que WEBLIB peut être amené à communiquer vos Données personnelles à des sous-traitants dans le cadre d’études statistiques de l’utilisation du Site, à des fins d’optimisation du Site ou d’études commerciales et/marketing. Dans ce cadre, les Données personnelles des Utilisateurs seront anonymisées. WEBLIB peut également faire appel à des sous-traitants pour vous fournir les services proposés, notamment des services informatiques et d’administration système (hébergement, gestion des avis).
Enfin, sur la base des obligations légales qui pourraient incomber à WEBLIB, vos Données personnelles pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.
7. Responsabilité du traitement
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, WEBLIB et chaque Utilisateur s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le Règlement »).
Il appartient aux Utilisateurs de vérifier si le Règlement leur est applicable et de prendre les mesures nécessaires pour respecter la législation en vigueur.
Dans le cadre de l’utilisation du Site, WEBLIB traite des Données personnelles, au sens du l’article 24 du Règlement, en qualité de Responsable du Traitement.
Les Données personnelles sont collectées et traitées aux fins d’utilisation du Site.
8. Combien de temps vos données sont-elles conservées par WEBLIB ?
Des moyens de purge de Données sont mis en place afin d’en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à l’accomplissement des finalités déterminées ci-dessus, ou imposées, est atteinte.
Par défaut, nous ne conserverons pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, et ce quel que soit la finalité, y compris pour la finalité de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting.
Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et le niveau de sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel représenté par une utilisation ou une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les raisons pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, notre capacité potentielle à poursuivre ces finalités par d’autres biais et les exigences légales en vigueur.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données à caractère personnel (afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous) pour des raisons de recherche ou statistiques. Dans ce cas, nous pourrons utiliser ces informations indéfiniment, et ce sans vous en informer.
Vous disposez par ailleurs d’un droit de suppression sur vos données que vous pouvez exercer à tout moment en prenant contact avec WEBLIB.
Pour obtenir des informations plus spécifiques sur la durée de conservation de vos Données personnelles, nous vous invitons à nous contacter directement, tel que décreit au paragraphe 10 de la présente Charte.
9. Quels sont vos droits ?
La règlementation en matière de protection des données vous permet de disposer de certains droits concernant le traitement de vos informations.
Il s’agit des droits suivants :
- Droit d’accès (Art. 15 du RGPD) :
Vous avez le droit de demander d’une part la confirmation du traitement de vos Données personnelles et d’autre part, le cas échéant, de demander l’accès aux Données personnelles que nous détenons sur vous.
- Droit de rectification (Art. 16 du RGPD) :
Vous avez le droit de demander la correction de Données personnelles qui seraient inexactes.
- Droit d’effacement (Art. 17 du RGPD) :
Vous avez le droit de demander l’effacement des Données personnelles dans certaines circonstances, et notamment si vous estimez que vos Données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées par ASA ou si vous retirez le consentement sur lequel notre traitement est basé et lorsqu’il n’y a pas d’autre motif légal pour le traitement.
- Droit à la limitation du traitement (Art. 18 du RGPD) :
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos Données personnelles dans certaines circonstances, notamment si vous estimez que les Données que nous traitons sont incorrectes.
- Droit à la portabilité des données (Art. 20 du RGPD) :
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de recevoir les Données personnelles que vous nous avez fournies sur simple demande, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et vous avez le droit de transmettre ces informations à un autre responsable du traitement sans entrave, ou encore de nous demander de le faire.
- Droit d’opposition (Art. 21 du RGPD) :
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données personnelles dans certaines circonstances, en particulier si nous les traitons en nous appuyant sur la base juridique relative à nos intérêts légitimes ou encore si nous les utilisons à des fins de marketing.
Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits liés à la protection des données auprès de la CNIL sur www.cnil.fr ou de toute autre autorité de protection dont vous pouvez dépendre.
10. Qui dois-je contacter en cas de question relative au respect de ma vie privée ?
Pour toutes questions concernant vos droits et la sécurité des données personnelles, et notamment pour toute demande relative à l’exercice des droits listés ci-dessus, vous pouvez nous contacter :
- Par courriel : legal@weblib.eu
- Via le formulaire de contact sur le Site.
Nous vous remercions de préciser dans votre demande les informations suivantes : nom, prénom, adresse e-mail et toute autre information nécessaire pour confirmer votre identité afin que nous puissions traiter votre demande (ex. : votre adresse postale).
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL ou à toute autre autorité de protection dont vous pouvez dépendre.
- Par courrier postal en écrivant à : CNIL – Service des plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
- Sur le site internet de la CNIL https://www.cnil.fr/
- Par téléphone : 01.53.73.22.22
11. Modification de la Charte
Nous pourrons apporter de temps à autre des modifications à notre politique. Toute modification future de cette politique sera publiée sur cette page. Si vous possédez un compte en ligne chez nous, nous pouvons vous signaler tout changement par e-mail ou via votre compte à votre prochaine connexion.